IL COLLEGAMENTO ORGANIZZATIVO E CULTURALE CON LA SEDE ESTERA


Progetto di consulenza

“Il collegamento organizzativo e culturale con la sede estera”
Creare i presupposti per amalgamare le attività della sede estera con quelle della casa madre italiana   

La sintesi dell’intervento
Avere una o più sedi all’estero presuppone una strategia organica delle varie entità. Questa unitarietà di visione e di obiettivi deve poi trovare conferma nelle azioni e nei comportamenti quotidiani. Molti aspetti, in realtà, spingono le persone a comportarsi in modo opposto. Lontananza geografica, senso di appartenenza alla propria sede, differenze culturali e linguistiche, fusi orari differenti, poca conoscenza personale, portano le sedi estere a divenire qualche cosa di indipendente, operando secondo logiche proprie non volute dalla casa madre italiana e spesso in contrasto con le sue strategie.
L’intervento opera in modo da vincere queste resistenze e rendere casa madre e sedi estere un tutt’uno organico ed omogeneo, capace di supportarsi a vicenda, scambiarsi esperienze, aiutarsi nella penetrazione del mercato. Tecnologie, procedure, specifiche attività ed altre azioni dell’intervento permettono di superare le barriere esistenti. Le aziende diventano così un’unica entità, sentita come tale dalle persone che vi lavorano.    

I sintomi della sua necessità

Esiste la percezione che la casa madre italiana e la sede estera vivano due realtà scollegate e completamente indipendenti. Se questa fosse la strategia del gruppo non vi sarebbero problemi, ma in realtà è una situazione subita e non voluta. Manca completamente uno scambio di esperienze e competenze. Non vi è collaborazione commerciale, quando l’unione degli sforzi tra le varie entità permetterebbe di cogliere grandi opportunità. Le filiere produttive non sono coordinate, portando a duplicazioni ed inefficienze nel campo degli acquisti, dello stoccaggio e utilizzo dei materiali, del reparto tecnico, della manutenzione.
In effetti si nota che le persone non si conoscono e poco fanno per coinvolgere i colleghi delle altre sedi, verso i quali, talvolta, sembra che nutrano una sottile diffidenza.

Lo svolgimento dell’intervento
L’intervento si svolge in varie fasi.
Inizialmente si comprendono le strategie della dirigenza relativamente al livello di indipendenza, ovvero di integrazione, che si intende realizzare tra casa madre e sede estera. La circostanza che determinati ambiti operino in collegamento o in autonomia, dovrà essere il risultato di una precisa decisione.
La seconda fase è quella in cui si crea il processo e la relativa struttura.
In questa fase devono essere raggiunti alcuni obiettivi.
In primo luogo l’efficienza, data dal fatto di non duplicare attività già svolte presso la casa madre, utilizzare macchinari e competenze già presenti, travasare le esperienze da una sede all’altra e tutto quanto permette di utilizzare in una sede ciò che è presente nell’altra.
In secondo luogo l’indipendenza, lasciando libere le entità di operare in autonomia, conoscendo il territorio, essendo presenti dove le decisioni devono essere prese, essendo culturalmente omogenee al proprio mercato.
In questa fase si analizzano i vari aspetti e si creano le condizioni per raggiungere i giusti mix di collegamento ed autonomia. Verranno create procedure, approntati idonei strumenti tecnologici, addestrate le persone, create le giuste motivazioni per raggiungere gli obiettivi desiderati.
Ultima fase è quella di messa a regime di tutto il sistema, dove le procedure e le mentalità vengono testate sull’operatività quotidiana, valutando i risultati ed apportando le eventuali calibrature.

Le risorse umane coinvolte
L’intervento coinvolge la dirigenza nella parte di comprensione delle sue strategie e di verifica finale.  La dirigenza viene inoltre tenuta costantemente informata dell’avanzamento del progetto. 

Verranno poi coinvolti, di volta in volta, gli operatori della casa madre e della sede estera, operanti nelle aree che si ritiene necessitino dell’intervento.
Come in ogni progetto di Farnetani Estero Consulting si tenderà a limitare al massimo l’impatto sull’attività ordinaria delle aziende, alternando le persone coinvolte, limitandone l’impiego, ed ottimizzando l’interazione con il consulente in base alle esigenze lavorative dei singoli operatori.   

I tempi
L’intervento può avere una durata dalle dieci alle venti giornate di lavoro di un consulente, in base alle dimensioni e alla complessità dell’azienda estera.

In ogni caso la durata dell’intervento viene concordata sulla base di un apposito preventivo. 
Le giornate vengono scadenzate in base alle esigenze operative dell’azienda.

I vantaggi conseguiti
La casa madre italiana e la sua sede estera operano in modo coordinato, come se fossero un’unica entità. Ciò che viene fatto insieme è ottimizzato e reso lineare, malgrado le distanze geografiche, culturali, linguistiche e di fuso orario. Ciò che, al contrario, viene effettuato in modo indipendente risponde comunque alle logiche e volontà aziendali ed è continuamente ottimizzato dalla casa madre.

Le persone, appartenenti a sedi diverse, si conoscono, hanno pratica nel lavorare insieme e, vincendo diffidenze di vario genere, interagiscono senza problemi nello svolgimento del lavoro. 

Gli sviluppi successivi
Il sistema può essere sviluppato ed affinato, nelle fasi successive, sotto molti aspetti.

Può essere aumentata l’integrazione di gruppo, migliorando i sistemi informatici che permettono la condivisione del lavoro e delle informazioni.
Ulteriori analisi delle attività e dei processi possono portare ad una maggiore integrazione ed ottimizzazione reciproca.
Incremento della condivisione del lavoro, stage presso le altre sedi, attività comuni, anche non lavorative, aumenteranno il senso di appartenenza al gruppo e la relativa motivazione.