LA CONTABILITA’ DEI COSTI PER COMPRENDERE LA GESTIONE DELL’AZIENDA ESTERA


Progetto di consulenza

“La contabilità dei costi per comprendere la gestione dell’azienda estera”
Tenere sotto controllo, a livello economico, la sede estera, sia in loco che dall’Italia

La sintesi dell’intervento
L’intervento intende fornire alla casa madre italiana la possibilità di controllare e gestire la dinamica economica della sua sede estera. La logica dell’intervento è quella di fornire uno strumento di gestione alla sede estera, che allo stesso tempo serva anche alla casa madre.
Quindi un unico strumento per due scopi, monitorare la sede estera ma anche permetterle di ottimizzare la propria gestione.
L’obiettivo finale è quello di effettuare un’attenta rilevazione dei costi per ottenere le risposte necessarie alla giusta presa di decisioni.
Il modo in cui questa rilevazione viene effettuata dipende dalla situazione informatica della sede estera: possono essere semplici schede di costo ovvero un sistema organico di contabilità industriale ed analitica gestito da un software gestionale.
Ove disponibile, presso la casa madre o in loco, un programma di business intelligence preleverà i dati provenienti dalla contabilità industriale ed analitica, elaborandoli secondo formule ed algoritmi che costituiscono a loro volta oggetto dell’intervento.
Ciò che è importante nell’intervento non è la modalità informatica o contabile ma il senso, la logica dei ragionamenti e delle informazioni che si ottengono.
L’azienda è infatti un organismo complesso che si muove in un ambiente complesso: il senso è quindi comprendere e decodificare questa complessità. Il costo di un lotto di produzione di quantità più o meno elevata, di un fuori standard, di una spedizione unica o frazionata, di un cliente semplice o problematico, sono tutti aspetti la cui gestione deve diventare comprensibile e strutturata. 

I sintomi della sua necessità

Esiste la percezione che molti aspetti relativi ai costi sfuggano di mano e che non si abbia la reale conoscenza della redditività di molte attività della sede estera. Generalmente è abbastanza sotto controllo la componente relativa alle materie prime e ai costi della manodopera diretta. Altre voci sono invece non conosciute, ovvero si dispone di numeri sulla correttezza dei quali vi sono molti dubbi. Molte domande non trovano quindi una risposta e le decisioni che vengono prese poggiano più su sensazioni che su dati reali. Le decisioni strategiche ed operative relative a clienti singoli o gruppi di clienti avrebbero bisogno di informazioni sulla loro redditività, comprensiva di buona parte dei costi generali. I prezzi di determinate lavorazioni fuori standard avrebbero bisogno di una costificazione certa e sicura. Sovrapprezzi che vengono applicati in determinati casi, per esempio per spedizioni particolari o frazionate, sono da sempre applicati con criteri a forfait, mentre avrebbero necessità di partire da un costo calcolato.
Nel complesso si ha la percezione che manchino le informazioni per prendere molte decisioni
relative alla sede estera. 

Lo svolgimento dell’intervento
La prima parte dell’intervento è dedicata alla comprensione dei costi dell’azienda: lo scopo è quello di capire ed analizzare.
Dopo l’analisi si ha la seconda parte in cui il sistema deve essere strutturato in modo organico. Questo è il momento in cui si creano le schede di costo, si definiscono gli algoritmi, si hanno le prime risposte relative al costo dei vari oggetti di analisi.
Si passa poi alla terza fase. Viene messa a punto la reportistica che dovrà essere immediata, flessibile, idonea ad essere utilizzata sia in tutta l’azienda estera, sia, se necessario, presso la casa madre. La reportistica deve produrre informazioni destinate alla presa di decisioni. Il sistema infatti non parte dalla produzione di dati, ma dal suo utilizzo, cioè dalle decisioni che verranno supportate dalle sue informazioni. Il progetto baserà quindi il suo successo non sulla mole di dati prodotti, ma su quanto sarà efficace nel supportare le decisioni. Dovrà quindi essere analitico, ma immediato, preciso ma veloce.
La fase finale consiste nell’addestramento delle persone al suo utilizzo, sia a livello di alimentazione dei dati che a livello di utilizzo ai fini della presa di decisioni, tenendo sempre presente il doppio utilizzo dello strumento, per la gestione in loco della sede e per il controllo dall’Italia.    

Le risorse umane coinvolte
L’intervento coinvolge la dirigenza della casa madre italiana e della sede estera, nella parte di comprensione delle sue esigenze e delle sue strategie.

Le risorse umane locali a livello operativo verranno coinvolte per quanto concerne gli aspetti tecnici ed operativi del progetto. Aspetti operativi importanti saranno i processi di alimentazione dei dati e le procedure informatiche utilizzate: saranno coinvolti quindi gli operatori locali dell’area amministrativa ed informatica.
I responsabili amministrativi, delle aziende estera ed italiana, saranno successivamente coinvolti nella parte relativa all’utilizzo decisionale dello strumento. 
Come in ogni progetto di Farnetani Estero Consulting si tenderà a limitare al massimo l’impatto sull’attività ordinaria delle aziende, alternando le persone coinvolte, limitandone l’impiego, ed ottimizzando l’interazione con il consulente in base alle esigenze lavorative dei singoli operatori.    

I tempi
L’intervento può avere una durata dalle quindici alle venticinque giornate di lavoro di un consulente, in base alle dimensioni e alla complessità dell’azienda estera.

In ogni caso la durata dell’intervento viene concordata sulla base di un apposito preventivo. 
Le giornate vengono scadenzate in base alle esigenze operative dell’azienda.

I vantaggi conseguiti
L’azienda estera dispone di uno strumento con il quale pianificare e gestire la propria dinamica economica.

L’azienda e la casa madre ottengono, in modo operativo e flessibile, molte risposte, tra le quali la redditività di:
– prodotti sia singoli, che intesi come categorie o famiglie
– clienti, anche questi intesi come singoli, categorie o settori commerciali
– lotti di produzione
– lotti di trasporto e consegna
– specifiche attività, quali lavorazioni, adempimenti amministrativi o azioni commerciali
– specifici fornitori
– aree aziendali
Molto approfondita e conosciuta sarà la dinamica dei costi generali.
Indubbio vantaggio sarà la conoscenza dei propri costi, utilizzabile nei processi di riduzione dei costi stessi.
Unica limitazione all’ottenimento di questi vantaggi sarà la disponibilità di dati in azienda, ovvero la possibilità di ottenerli. 
La casa madre italiana si muove in una percezione di minore incertezza rispetto alla situazione precedente, controllando l’operato della sede estera in modo da poter prendere le decisioni più idonee.

Gli sviluppi successivi
Il sistema può essere sviluppato ed affinato, nelle fasi successive, sotto molti aspetti.

Può essere aumentato il livello di analisi delle attività e la raffinatezza degli algoritmi.
L’integrazione con il budget può essere incrementata.
Uno sviluppo classico del sistema è la sua crescente integrazione con l’ambiente informatico.
Semplici schede di costo e distinte base possono diventare un sistema di contabilità industriale ed analitica. Questa può nascere autonoma, ma successivamente integrata con il sistema gestionale ed infine integrata con i programmi di business intelligence.
Naturale sviluppo dell’intervento saranno le azioni di riduzione dei costi, che si baseranno su tutte le risposte ottenute.