IL CONTROLLO E LA PREVISIONE FINANZIARIA DELLA SEDE ESTERA

Progetto di consulenza
“Il controllo e la previsione finanziaria della sede estera”
Cosa sta succedendo e cosa accadrà a livello finanziario nella lontana sede estera

La sintesi dell’intervento
L’intervento intende fornire alla casa madre italiana la possibilità di monitorare, gestire e controllare la dinamica finanziaria della sua sede estera. La logica dell’intervento è fornire uno strumento di gestione alla sede estera che allo stesso tempo serva alla casa madre per monitorarla e controllarla.
Quindi un unico strumento per due scopi, monitorare la sede estera ma anche permetterle di ottimizzare la propria gestione finanziaria.
Per la sede estera, quindi, si tratta di trasformare la gestione finanziaria quotidiana: si passa da una serie di attività subite in modo passivo, ad operazioni frutto di una strategia programmata ed ottimizzata, il tutto sotto il monitoraggio della casa madre.
Viene creato uno strumento che acquisisce la funzione di cruscotto di previsione finanziaria, con il quale l’azienda è in grado di prevedere il futuro fabbisogno di tesoreria. La visione è riferita al breve e medio termine, quindi ai successivi 12 – 24 mesi.
La previsione non è tuttavia fine a se stessa, ma acquisisce un valore dinamico: partendo da una previsione, che non si ritiene soddisfacente, si ipotizzano decisioni operative che portano conseguenze migliorative dello scenario, che a sua volta viene analizzato. Di fatto si crea un ciclo iterativo di azioni e conseguenze, fino ad ottenere lo scenario desiderato. Quest’ultimo si basa su azioni che poi dovranno essere messe in atto ed il cui adempimento viene attentamente monitorato dallo stesso strumento.
Questo ciclo iterativo è gestito dalla sede estera sotto la supervisione ed il concorso della casa madre: il livello di autonomia o di controllo a suo tempo impostato determinerà il modo in cui questa collaborazione si svolge.  
Il tutto viene creato con strumenti informatici appositi, ovvero utilizzando, ove esistenti presso l’azienda, strumenti di business intelligence o di gestione di tesoreria.

I sintomi della sua necessità
La gestione finanziaria della sede estera si svolge in una continua situazione di incertezza, con fabbisogni e sbilanciamenti finanziari che giungono improvvisi ed inaspettati alla casa madre. L’incertezza è costante poiché non si conosce cosa “laggiù” sta accadendo o accadrà nel prossimo futuro.
La gestione della tesoreria della sede estera è poco pianificata, basata su circostanze contingenti, quali la possibilità di effettuare pagamenti che dipende dal ricevimento di incassi, ovvero dalla disponibilità temporanea di affidamento bancario. La necessità di disporre di documenti commerciali, per accedere ad anticipi su ordini, fatture o ricevute bancarie, aumenta la necessità di pianificazione. Quando poi la situazione finanziaria non si riesce a gestire, l’ultima istanza è sempre la casa madre che, spesso all’ultimo momento, è costretta ad intervenire.

Lo svolgimento dell’intervento
Nello svolgimento dell’intervento si possono definire varie fasi.
La prima fase prevede la comprensione delle dinamiche di gruppo e dell’interazione tra casa madre e sede estera a livello finanziario: quali esigenze, quale livello di autonomia, quali problematiche, quale storia recente, quali prospettive.
La fase successiva prevede la comprensione, in loco, delle dinamiche finanziarie della sede estera, che poi dovranno essere rappresentate e gestite. Deve essere compresa la dinamica finanziaria attiva e passiva derivante dalla gestione, e l’insieme degli altri movimenti finanziari periodici o straordinari, quali mutui, investimenti e dinamica dei costi generali.
La fase seguente prevede la predisposizione dello strumento sia a livello tecnico che informatico, in collaborazione con la struttura aziendale della sede estera. Molto importante è l’aspetto dell’interazione dello strumento con le persone che dovranno alimentarlo e gestirlo, ma anche, e soprattutto, con chi dovrà utilizzarlo a livello di presa di decisioni, sia in loco che in Italia.
La fase ulteriore consiste nella predisposizione di partenza, dove il tutto viene testato con i dati reali in modo da consegnare uno strumento funzionante ed operativo.
La fase finale consiste nell’addestramento delle persone al suo utilizzo, sia a livello di alimentazione dei dati che a livello di utilizzo ai fini della presa di decisioni, tenendo sempre presente il doppio utilizzo dello strumento per la gestione in loco della sede ed il controllo dall’Italia.    

Le risorse umane coinvolte
L’intervento coinvolge la dirigenza della casa madre italiana e della sede estera nella parte di comprensione delle sue esigenze e delle sue strategie.

Le risorse umane locali a livello operativo verranno coinvolte per quanto concerne gli aspetti tecnici ed operativi del progetto. Aspetti operativi importanti saranno i processi di alimentazione dei dati e le procedure informatiche utilizzate: saranno coinvolti quindi gli operatori locali dell’area amministrativa ed informatica.
I responsabili finanziari, delle aziende estera ed italiana, saranno successivamente coinvolti nella parte relativa all’utilizzo operativo, ma soprattutto, decisionale dello strumento. 
Come in ogni progetto di Farnetani Estero Consulting si tenderà a limitare al massimo l’impatto sull’attività ordinaria delle aziende, alternando le persone coinvolte, limitandone l’impiego, ed ottimizzando l’interazione con il consulente in base alle esigenze lavorative dei singoli operatori.   

I tempi
L’intervento può avere una durata dalle dieci alle quindici giornate di lavoro di un consulente, in base alle dimensioni e alla complessità dell’azienda estera.

In ogni caso la durata dell’intervento viene concordata sulla base di un apposito preventivo. 
Le giornate vengono scadenzate in base alle esigenze operative dell’azienda.

I vantaggi conseguiti
L’azienda estera dispone di uno strumento con il quale pianificare e gestire la propria dinamica finanziaria. La gestione quotidiana della sua tesoreria si inserisce quindi all’interno di una strategia di breve e medio termine ed ogni evento, atteso o meno, si muove dentro uno scenario del quale si conoscono dinamiche, rischi e conseguenze.

La casa madre italiana si muove in una percezione di minore incertezza rispetto alla situazione precedente, controllando l’operato della sede estera in modo da poter prendere le decisioni più idonee.

Gli sviluppi successivi
Il sistema può essere sviluppato ed affinato, nelle fasi successive, sotto molti aspetti.

Può essere aumentato il livello di monitoraggio della dinamica finanziaria della sede estera ed il suo livello di interazione con la casa madre.
Il sistema può essere inserito all’interno di un piano strategico della sede estera, ampliando la sua visione fino ai tre o cinque anni successivi.
Uno sviluppo classico del sistema è la sua crescente integrazione con l’ambiente informatico dell’azienda italiana e con i suoi programmi di business intelligence.
Questi interventi di consulenza forniscono la comprensione completa della dinamica finanziaria della sede estera: modificare e migliorare questa dinamica, agendo sui suoi aspetti strutturali, rappresenta uno sviluppo successivo estremamente positivo e stimolante.